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Demande de remboursement

But​

Ce document explique comment un membre de l’ASJ peut faire une demande de remboursement pour les frais occasionnés dans le cadre de son mandat.

Général​

Le document "Politique de remboursement" détaille ce qui est ou n’est pas remboursé par l’ASJ et dans quelles mesures.

Le responsable de chaque équipe est responsable du suivi des dépenses de son équipe.

Délais et périodes de remboursement​

Sauf exception, les demandes de remboursements seront traitées (et les remboursements effectués), au minimum, 3 fois par année durant les mois suivants :

  • Février
  • Mai
  • Octobre

Les délais pour l’envoi d’une demande de remboursement sont donc les suivants :

  • 31 janvier
    • C’est le dernier délai pour demander un remboursement qui concerne l’année précédente. Passé ce délai, le remboursement ne sera plus possible.
  • 30 avril
  • 30 septembre

Afin de permettre un suivi des dépenses effectives tout au long de l’année, les demandes de remboursement doivent être transmises de manière régulière ou dès que le montant à rembourser dépasse 100 CHF.

Dans le cas où le montant à rembourser dépasse 200 CHF ou si la case "Remboursement urgent" est cochée, le remboursement sera effectué plus rapidement, sans tenir compte de la prochaine période de remboursement.

Fonctionnement​

Pour faire une demande de remboursement, il est nécessaire de remplir le formulaire de remboursement qui se trouve dans le Drive. Ce document peut être demandé au caissier ou aux responsables d’équipes.

Lien du document de demande de remboursement : Formulaire pour les demande de remboursement

Chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif (ticket de caisse, facture, etc.) lisible.

Une fois remplis, ce document ainsi que les justificatifs doivent être transmis au caissier de l’ASJ par email en mettant le responsable d’équipe en copie.

Bonnes pratiques :

  • Remplissez le formulaire de remboursement de manière claire et précise en indiquant bien en quoi consiste la dépense, dans le cadre de quelle activité il a été effectué, quelle équipe il concerne, etc.
  • Préférer les quittances scannées avec un scanner ou une application pour smartphone dédiée au scan de document.
  • Eviter les photos de tickets illisibles ou qui ne sont pas posés à plat (chiffonnés, tenus en main ou sur les genoux, etc.).
  • Si possible, regrouper plusieurs quittances sur une seule page A4 avant de les scanner.
  • Idéalement, préférer des quittances au format PDF.
  • Si possible, regrouper toutes les quittances dans un seul document PDF

Il est possible de contacter le caissier en tout temps pour obtenir des informations supplémentaires.

Explications détaillées concernant le formulaire de remboursement​

Quelques éléments/champs du formulaire sont détaillés ci-dessous.

Fonction / équipe : Fonction exercée à l’ASJ et/ou équipe/commission.

Remb. urgent ? : Dans le cas où un remboursement doit être effectué rapidement (avant la prochaine période de remboursement). Voir explications détaillées ci-dessus.

Titulaire : Coordonnées du titulaire du compte bancaire. Ces informations sont nécessaires pour le paiement et peuvent être différentes de celles du demandeur (parent, etc.).

Date : Il s'agit de la date du ticket, de la facture ou de la date de la transaction.

N° quittance : Indiquez ce numéro sur la quittance. Ce numéro permet de lier la quittance ou le ticket de caisse à aux dépenses présentes dans le document de demande de remboursement.

Libellé : Indiquez le plus précisément possible en quoi consiste la dépense.

Version : novembre 2022